Es la parte administrativa, que se encarga de diseñar metodologías de entendimiento, a los procesos que se van a elaborar dentro de la organización, estos pueden estar diseñados de forma tal, que los flujogramas utilicen solo cierta cantidad de simbolos, o que estos se entiendan en computadora o a mano, que los macroprocesos esten bien diseñados con muchos colores, o que sean solo a blanco y negro, todo esto forma parte de las decisiones que se tomen dentro de la organización, y todas estas pequeñas decisiones que cambian la forma en como entendemos el levantamiento de procesos se conoce como modelado de procesos.
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viernes, 2 de diciembre de 2016
domingo, 20 de noviembre de 2016
#1 - Tabla de actividades por área interviniente
También conocida como tabla de actividades por área intervenida o de intervención, es una tabla que permite organizar las actividades de la organización, de acuerdo al área en que se van a ejecutar.
Lo que se realice, se debe establecer con claridad y detalle, estás las puedes elaborar en excel.
A continuación un ejemplo:
Donde en las entradas, son los ingresos de la organización, que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
En el ejemplo puede ir solamente "insumo" en vez de "necesidad de un insumo".
Las áreas intervinientes, representa en que actividades se encuentra la entrada.
En el ejemplo se puede apreciar, que el insumo el cual podría ser tela, maíz, cacao, u otro, va a intervenir a la emisión de un pedido, y a la autorización de un pedido, el cuál se dará en el área correspondiente.
En el segundo ejemplo el área de compras, establece muchas actividades, luego sigue el área de almacenes y por último se encuentra el área de cuentas a pagar.
finalmente las salidas que definen los resultados obtenidos, de las entradas, y al igual que las entradas estas obtienen la forma de productos, servicios o información. Las mismas son el resultado del sistema.
#2 - Flujogramas
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También conocida como tabla de actividades por área intervenida o de intervención, es una tabla que permite organizar las actividades de la organización, de acuerdo al área en que se van a ejecutar.
Lo que se realice, se debe establecer con claridad y detalle, estás las puedes elaborar en excel.
Donde en las entradas, son los ingresos de la organización, que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
En el ejemplo puede ir solamente "insumo" en vez de "necesidad de un insumo".
Las áreas intervinientes, representa en que actividades se encuentra la entrada.
En el ejemplo se puede apreciar, que el insumo el cual podría ser tela, maíz, cacao, u otro, va a intervenir a la emisión de un pedido, y a la autorización de un pedido, el cuál se dará en el área correspondiente.
En el segundo ejemplo el área de compras, establece muchas actividades, luego sigue el área de almacenes y por último se encuentra el área de cuentas a pagar.
finalmente las salidas que definen los resultados obtenidos, de las entradas, y al igual que las entradas estas obtienen la forma de productos, servicios o información. Las mismas son el resultado del sistema.
#2 - Flujogramas
Los flujogramas o diagramas de flujo son una herramienta, que se usa usualmente, en la descripción de procesos, para la elaboración de estos, se puede hacer a mano o con ayuda de software, si usas software puedes usar: ArgoUML, GLIFFY , Draw.io u otro software, que te ayude a la creación de estos.
#3 - Dibujogramas
¿Qué son los dibujogramas? Permite identificar paso a paso, lo que se quiere llegar a hacer o elaborar.
Ejempĺo:
miércoles, 16 de noviembre de 2016
Llamada también, como solamente hoja de descripción, permite registrar al personal que trabaja en la empresa, y sus respectivas tareas dentro de la misma.
La hoja de descripción de puestos, se debe elaborar antes de que la empresa contrate el personal, ya que esta pertenece a la empresa y sirve como guía para la administración de personal, mientras está empresa, tenga esa etapa de la organización elaborada, está no cambiará sus hojas de descripción de puestos.
Si se cambian las etapas de la organización, cambian las estrategias del personal requerido para la empresa, por lo tanto se deberá elaborar, otra hoja de descripción de procesos, con el personal, sus requisitos y tareas que estos deberán emplear.
A continuación un ejemplo de hoja de descripción de puestos de un departamento de producción:
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La hoja de descripción de puestos, se debe elaborar antes de que la empresa contrate el personal, ya que esta pertenece a la empresa y sirve como guía para la administración de personal, mientras está empresa, tenga esa etapa de la organización elaborada, está no cambiará sus hojas de descripción de puestos.
Si se cambian las etapas de la organización, cambian las estrategias del personal requerido para la empresa, por lo tanto se deberá elaborar, otra hoja de descripción de procesos, con el personal, sus requisitos y tareas que estos deberán emplear.
A continuación un ejemplo de hoja de descripción de puestos de un departamento de producción:
martes, 15 de noviembre de 2016
También llamada ficha de proceso, obtiene datos relevantes para la gestión del proceso, muestra de manera práctica, las etapas y actividades relevantes. Este documento se usa, para administrar de manera ordenada la organización, tiene muchos campos de relleno, generalmente la hace el administrador o gerente y permite identificar los recursos que se utilizarán en el proceso.
Usar las fichas de caracterización o fichas de proceso, es una decisión voluntaria para la organización, para entender mejor sobre el uso de esta, es mejor ver un ejemplo, así que a continuación te muestro, como es la ficha de caracterización:
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Usar las fichas de caracterización o fichas de proceso, es una decisión voluntaria para la organización, para entender mejor sobre el uso de esta, es mejor ver un ejemplo, así que a continuación te muestro, como es la ficha de caracterización:
domingo, 13 de noviembre de 2016
El enfoque basado en procesos sirve para, ordenar las actividades en una organización, y aportar a la misma con un enfoque basado en la visión de esta.
Interviniendo en el acto, distintos trabajadores de distintos departamentos, con el único de fin de elaborar los objetivos planteados.
A diferencia de la division de trabajo por funciones, que mientras esta se basa en una comunicación formal donde la comunicación a los trabajadores se basa a veces solo por medio de la supervisión y el trabajo de los mismos muchas veces se basa en hacerlos solo dentro de los departamentos.
Ejemplo: si el departamento de marketing solo tiene 3 trabajadores, estos al concluir su trabajo lo enviaran al jefe de marketing para su posterior revisión en caso de que su trabajo este bien echo se procesederá a actuar de acuerdo a lo establecido y si no se volverá a hacer el trabajo de nuevo.
En cambio el enfoque basado en procesos permite que el supervisor elabore, un proceso, mediante los cuales, los trabajadores deberán seguir las distintas actividades, y en algunos casos tras acabarlas volver a repetirlas.
Ejemplo: El supervisor elaboró un diagrama de flujo donde interviene 1 especialista en ventas, otro especialista de publicidad, 2 especialistas en marketing y el coordinador.
Mientras la división por funciones tiene muchas ventajas ya que agrupa a las personas por su especialización, y es muy utilizada en las pymes, el uso de un enfoque basado en procesos permitirá, cumplir objetivos, de forma eficaz, rápida, con una buena organización de las personas involucradas en el acto.
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Interviniendo en el acto, distintos trabajadores de distintos departamentos, con el único de fin de elaborar los objetivos planteados.
Diferencia entre división por funciones y enfoque basado en procesos
Ejemplo: si el departamento de marketing solo tiene 3 trabajadores, estos al concluir su trabajo lo enviaran al jefe de marketing para su posterior revisión en caso de que su trabajo este bien echo se procesederá a actuar de acuerdo a lo establecido y si no se volverá a hacer el trabajo de nuevo.
En cambio el enfoque basado en procesos permite que el supervisor elabore, un proceso, mediante los cuales, los trabajadores deberán seguir las distintas actividades, y en algunos casos tras acabarlas volver a repetirlas.
Ejemplo: El supervisor elaboró un diagrama de flujo donde interviene 1 especialista en ventas, otro especialista de publicidad, 2 especialistas en marketing y el coordinador.
Mientras la división por funciones tiene muchas ventajas ya que agrupa a las personas por su especialización, y es muy utilizada en las pymes, el uso de un enfoque basado en procesos permitirá, cumplir objetivos, de forma eficaz, rápida, con una buena organización de las personas involucradas en el acto.
El
levantamiento de procesos, es la parte donde se busca solucionar
problemas de una organización mediante la elaboración de procesos,
entre los cuales tenemos la elaboración del mapa de procesos y los
flujo gramas.
El
levantamiento de procesos permite la utilización de la gestión por
procesos la cual va a permitir, determinar los resultados a los que
se quiere llegar.
No confundir con los procesos administrativos, de planeacion, organizacion, direccion y control.
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La definición que te presento a continuación proviene de diferentes fuentes en la que se habla del mapa de procesos, y del entendimiento practico de lo que es un proceso.
¿Que es?
Un proceso, es un conjunto de actividades interrelaciones, que transforman su actividad o actividades iniciales en un resultado final que deje satisfechas las necesidades de la organización.
viernes, 3 de junio de 2016
Las teorías x y z, es un modelo de comportamiento que
siguen los empleados en base a la forma de trato que dan los directivos y en
base a sus propios intereses, estas teorías dan supuestos al comportamiento de
los empleados, dándose en la empresa.
Las Teoría X Y de DOUGLAS McGREGOR
Douglas McGregor, Economista, figura ilustre de la
escuela administrativa, dio gran auge en la mitad del siglo pasado, cuyas
enseñanzas, muy pragmáticas por cierto, tienen aún hoy bastante aplicación a
pesar de haber soportado el peso de cuatro décadas de teorías y modas
gerenciales.
McGregor en su obra "El lado humano de las
organizaciones" describió dos formas de pensamiento de los directivos a
los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los directivos de la teoría x, consideran
a sus subordinados como animales de trabajo que sólo se mueven ante el yugo o
la amenaza, mientras que los directivos de la teoría y, se basan en el
principio de que la gente quiere y necesita trabajar.
La
teoría z de william ouchi
Teoría administrativa desarrollada por William Ouchi
y Richard, esta nueva cultura Z está llena de características poco aplicadas en
las empresas de occidente de la época y más bien recoge ciertas características
comunes a las de las compañías japonesas.
Concepto
de la Teoría X
El comportamiento de los subordinados, es pasivo,
prefieren la seguridad financiera y no les gusta el trabajo, debido a la falta
de motivación estos tienen que ser castigados, estrechamente dirigidos y
controlados.
Concepto
de la Teoría Y
Los subordinados asumen responsabilidades, son
activos, se esfuerzan para conseguir los mejores resultados para la empresa, y
les gusta el trabajo que ejercen, estos no necesitan ser dirigidos de forma
amenazadora, intensa y autócrata.
Concepto
de la Teoría Z
A los subordinados les gusta sentirse importantes, quieren
ser informados de lo que sucede en la empresa, siendo estos más participativos,
requiriéndose sus valores humanos, como la confianza, el trabajo en equipo, las
relaciones personales estrechas, etc. Los subordinados quieren que se les tome
en cuenta el trabajo que efectúan en forma bien hecha, reconociéndoles.
- El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir.
- Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
- La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
- Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos.
jueves, 2 de junio de 2016
Es la tercer parte del proceso administrativo, la
cual forma parte de la fase dinámica, es en la cual se ejecutan los planes por
medio de la autoridad, de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante los esfuerzos de la organización.
domingo, 29 de mayo de 2016
Cada individuo subordinado, solo podrá recibir órdenes de su superior.
Se caracteriza porque
las decisiones se centran en una sola persona, o sea cada empleado tiene el
jefe superior que asigna y distribuye el trabajo a los subalternos o subordinados, quienes a
su vez reportan a un solo jefe.
Este modelo trata de buscar la máxima eficiencia de la empresa, es muy sencillo y se basa en el diseño vertical en los organigramas.
·
Se le conoce así
porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable
también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad
se transmiten íntegramente por una sola línea de mando.
Ventajas
a) Mayor facilidad en
la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
b) No hay conflictos de
autoridad ni fugas de responsabilidad,cada subordinado responde ante un único jefe.
c) Es claro y sencillo.
d) Permite a los mandos
inferiores tomar decisiones en
ausencia de superiores.
e) La disciplina es
fácil de mantener.
Desventajas
a) Es rígida e
inflexible, puede dar lugar a un régimen dictatorial.
b) La organización
depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
c) No fomenta la
especialización.
d) Los ejecutivos están
saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas
sino de operación simplemente.
e)Cuando la empresa crece
y la cadena de órdenes también, se incrementa la burocracia.
Referencias
bibliográficas
- Economía y Organización de Empresas. (s.f.). La Organización de la empresa. Tipos de estructura organizativa.http://www.ecobachillerato.com/eoearagon/tema5.pdf
- Anayeli. 31 de mayo del 2009. Organización. Organización lineal o militar. http://anayeli-organizacion.blogspot.com/2009/05/organizacion-lineal-o-militar.html
·
jueves, 26 de mayo de 2016
Los flujogramas o diagramas
de flujo son representaciones gráficas que emplean elementos geométricos para
representar secuencias de un proceso, de igual modo permiten describir la
secuencia y su interacción de las distintas etapas de un procedimiento.
Ejemplo de flujograma en una empresa:
Diseño de un flujograma para tu empresa
Te recomendamos que
entiendas primero la función de cada símbolo de los flujogramas.
Mira la siguiente gráfica, para identificar los errores más comunes que debes evitar
- Cada símbolo debe tener solo un proceso, ejemplo:
Según la gráfica si lavado es una secuencia este no debe estar escrito como lavado y secado
- No te saltes un proceso
jueves, 19 de mayo de 2016
Los organigramas son representaciones gráficas
de la estructura de la organización, nombrando de manera escrita a los jefes de la organización.
También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
Ejemplo de organigrama sin nombre de quien ocupa el puesto:
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También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
Ejemplo de organigrama sin nombre de quien ocupa el puesto:
Ejemplo de organigrama con nombre de quien ocupa el puesto:
Referencias bibliográficas:
- Ecestaticos. http://www.ecestaticos.com/image/clipping/939/aa6bf96fd3f7b9ec17e10e3547ba70bf/imagen-sin-titulo.jpg
- Organigramas.Organigramas.Recuperado (17/05/2016). https://educativopracticas.files.wordpress.com/2009/01/organigramas.pdf
- Admin. (septiembre 25, 2015). MuchosNegociosrentables. Organigrama empresarial – organigrama de una empresa. http://muchosnegociosrentables.com/organigrama-empresarial-organigrama-de-una-empresa/
miércoles, 18 de mayo de 2016
La estructura
organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y
los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.
Es un marco donde las relaciones son establecidas con las respectivas personas, dependiendo del tipo de estructura o modelo organizacional.
Referencias
- Administración de empresas. Conceptos sobre Estructura Organizacional. Recuperado (17/05/2016). http://admindeempresas.blogspot.com/2007/10/conceptos-sobre-estructura.html
lunes, 16 de mayo de 2016
Se entiende por etapas de la organización, a las formas en como se desempeña la organización, según las personas involucradas en esta.
Se divide en 2:
1. División del trabajo
Es la separación y de limitación de las actividades con el fin de
realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y
mínimo de esfuerzo, dando
lugar a la especialización y
perfeccionamiento del trabajo.
Para dividir el trabajo es necesario seguir con las siguientes etapas:
· Jerarquización: se refiere a la disposición de
funciones por orden de rango, grado o importancia.
· Departamentalización: es la división o
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en
su similitud.
· Descripción de funciones, actividades y
responsabilidades: es la recopilación ordenada y clasificada de todos los
factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor
manera.
2. Coordinación
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos,
las líneas de comunicación y
autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos
bien integrados y balanceados en el grupo social.
Referencias Bibliográficas
·
Luis Urrieta,
Luisana Maza, Deisy Rincones y Carlos Rodríguez. ( martes,
22 de enero de 2013). Organización Empresarial. Etapas de la organización. Recuperado (16/05/2016). http://organizacionempresarialudo.blogspot.com/2013/01/etapas-de-la-organizacion.html.
·
(18 de
septiembre del 2015). Organización. División
de trabajo. Recuperado (16/05/2016). http://www.elmayorportaldegerencia.com/Documentos/Organizacion/[PD]%20Documentos%20-%20Organizacion.pdf. Página 4.
sábado, 14 de mayo de 2016
Las generalidades de la organización es
la definición de organización en la ciencia de administración de empresas.
La organización
Sistema social con dos personas o más que trabajan juntas, de manera
estructurada, para alcanzar una meta o metas específicas, combina el esfuerzo
de los individuos, utilizando los elementos necesarios, logrando máxima
eficiencia en la realización de objetivos.
La estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad. (Gómez, 1994: 191)
La organización nace
de la necesidad humana de cooperar, determina las jerarquías necesarias y
agrupación de actividades, la organización debe estar diseñada de forma clara
para todos los que conforman la organización.
Referencias
GOMEZ CEJA Guillermo, “Planeación y Organización de Empresas”, Octava Edición, Edit. McGraw-Hill, México, 1994, Pág.191.
Recuperado de:
https://www.clubensayos.com/Negocios/GENERALIDADES-DE-LAS-ORGANIZACIONES/991695.html
Recuperado de: http://osiris.ucb.edu.bo/~ocampol/doc/Organizacion.PDF
Recuperado de: http://www.aulafacil.com/cursos/l19670/empresa/administracion/administracion-de-empresas/la-organizacion-generalidades
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