Soy emprendedor, me sirve aprender administracion de empresas.

En base a mi experiencia estudiando ing.comercial, he visto suficiente de administración como para hablar del tema. La respuesta es que obligatoriamente te va a servir y mucho, aunque puede que sin saber con mucha creatividad aún así llegues lejos, pero hay conocimientos necesarios para que un emprendedor sepa optimizar procesos, entender de costos, recursos humanos, etc.

Que tan lejos llegaré aprendiendo lo básico

Quiero darte un consejo, para que desde mañana implementes a tu negocio algo de admin.
Sabes cuales son tus inventarios, puede ser que tengas algún empleado que te este robando, saber tus existencias te permitirá saber cuanto tendrás en caja por cada producto que se haya vendido, estableciendo un precio único a tus productos o sea sin ser negociable.

Ejemplo: Tienes 50 celulares, tú te vas y despuéz miras la caja y no hay más de lo que dejaste.Pero adivina que? Tampoco revisas tu inventario, porque no tienes si no que solamente tienes una cámara, la cuál te da pereza revizar. El vendedor se queda ese dinero, con la fe de que no revisarás las grabaciones de tu tienda.

Conclusión, Administración de empresas es necesario para saber hacer estas cosas muy importantes, aunque quedarse en lo básico no es la mejor idea.Te recomiendo si lees un libro de admin, y te aburre te saltes esa parte puede ser que ya lo entiendas.

Aún así abrete a ideas nuevas mejor si es de forma autodidacta, ya que en mi experiencia con mi carrera perdí mucho tiempo en temas o ideas que ya entendía.

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Funciones del Benchmarking

Las funciones del benchmarking son 3:

• Calidad
• Productividad
• Tiempo

Calidad

Se refiere al valor creado de los productos, por parte de la empresa, hacia el cliente, se observa si este valor tiene alguna justificacion con lo que cuesta producirlos.

Es importante saber la forma en que la competencia forma el valor de sus productos, y que valor les da a los suyos.

Calidad percibida por los clientes, se determina cuando un prototipo sale al mercado, o el producto original es el que se da a conocer, la calidad de su producto también se determina por la satisfacción del cliente.

Productividad
Es tratar al producto con exelencia desde las áres que controlan los recursos de entrada
, por ejemplo desde la materia prima, hasta inclusive el control del personal.

Significa cuanta producción y consumo de recursos se puede dar para elaborar mayor cantidad de productos, con cierto capital, ya que esto significaría mejores ganacias, en caso de que haya buena demanda del producto.

Tiempo
Estudiar el tiempo es fundamental, simboliza la dirección del desarrollo industrial, agrícola, tecnológico o cuál fuese la industria.Sin embargo lo agrícola demora más que lo industrial y lo industrial más que lo tecnológico(Las nombro por ser industrias reconocidas).

El tiempo es un factor muy importante en cualquier departamento, se debe buscar la mejora de procesos, para esto existen muchas herramientas.

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¿Qué hacer como supervisor de planta?

Los supervisores tienen la tarea de asegurar que todo se este ejecutando en un determinado tiempo las metas y objetivos que ordene la dirección, Entre las diferentes funciones qué tendrás como supervisor están:

1. Vigilar que se cumplan los lineamientos, de seguridad e higiene de tu equipo de trabajo.

2. Organizar las actividades calendarizandolas.

3. Coordinar todos los procesos productivos, implementando un liderazgo facilitador y verificando el rendimiento de la productividad.

4. Comunicar en las reuniones, los indicadores esperados y las metas mensuales.

5. Mantener una comunicación constante con el gerente, para que desarrollan juntos nuevas estrategias.

6. Presentar informes sobre las actividades realizadas.

7. Tomar en cuenta las ideas o propuestas de cualquier empleado que haya tenido resultados positivos en el proceso de producción.

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Diferencia entre gestión estrategica y gestión operativa

A continuación te nombraré 3 diferencias. Para estas diferencias usaremos ejemplos de una empresa constructora.

1. La Gestión operativa se refleja en las operaciones de la empresa. Los problemas generados en las operaciones se solucionan tratando de solucionarlos en corto tiempo, ya que se dan en el día a día.(Ejemplo: Un albañil tiene problemas para acabar de poner el cemento en el tiempo planificado)

En cambio la gestión Estratégica se debe adaptar al entorno mejor que la competencia, con estrategias de largo plazo, (Ejemplo: Elaborar el diseño final de los planos de una construcción).

2. La Gestión operativa, Intenta mejorar los procesos de productividad mediante buena organización.(Producir, Eficaz con el personal).
La Gestión estrategica , busca que herramientas pueden ser una buena inversión, para mejorar la productividad.(Buscando una buena negociación al adquirir una máquinaria.)

3. En la Gestión operativa, el problema se identifica fácilmente (Ejemplo: alguien quedo atrapado en un pozo), en la gestión estrategica los problemas no se identifican.Si la dirección no descubre estos problemas estrategicos, la empresa puede quebrar o decrecer fácilmente.(Ejemplo: No tener fotos de todas las construcciones echas por la empresa, como portafolio y herramienta promocional).

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Así se definen los objetivos para tu tienda online

Es importante definir objetivos para determinar el crecimiento que deseas obtener en tu negocio, con la creación de un comercio digital, un objetivo bien estructurado es:

Especifíco
Aclarando detalladamente lo que deseas lograr, y como lo harás mediante una redacción fácil de entender.

Medible
Por medio de información que te permita conocer los avanzes para facilitar la toma de decisiones en la corrección de desviaciones.

Alcanzable
Sin revazar la capacidad máxima de todos los recursos que tengas a tu alcanze.

Realista 
Aunque represente un desafío debe ser posible realizarlo.

Determinado
Con un tiempo determinado de acuerdo con la fecha de término que establezcas para cada uno.

Para definir tus objetivos de manera clara escribelos de forma estructurada.

Inicia con un vervo para describir la acción que realizarás. 

Escribe la meta que quieres lograr.

Estipula una fecha de término.

Describe las acciones que tomarás para realizarlo.

Términa la redacción con la explicación de lo que esperas lograr con su cumplimiento.

Una vez que tengas los objetivos bien definidos organizalos, según las prioridades de tu negocio.

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Así debe ser la atención al cliente del cajero de tienda

La atención al cliente es una serie de servicios y actividades dirijidas hacia los consumidores para atender sus necesidades dentro de diferentes áreas de una tienda como:

- Cobro
- Relsolución de problemas
- Empaque de productos
- Aclaración de dudas y preguntas
- Sellado de boletos o documentos
- etc.

Para que la atención se cumpla de la manera adecuada,se debe cuidar las siguientes áreas:

Amabilidad

Los cajeros siempre deben saludar y despedir a los clientes con una sonrisa.
Deben mirar a los clientes cuando los saludan y ofrecer un trato hablandoles del cliente.
Tratan a los clientes de la misma manera sin discriminar.
Usan estas frases, Buenos días, Buenas Tardes, Buenas noches, Bienvenido, ¿Encontró todo lo que buscaba?, ¿Tiene boleto de estacionamiento?, ¿Quiere que lo selle?, Hasta luego, Que le vaya bien, etc.

Eficiencia

La rapidez en la que el consumidor obtenga una respuesta, a una necesidad o un servicio que solicita, es fundamental para lograr su satisfacción. por ejemplo: Nunca dejes esperando al cliente deja lo que estás haciendo y atiendelo, conoce los productos de tu departamento. Identifica al encargado de cada área en caso de algún problema, aprende a usar tu equipo de trabajo, y las claves de los diferentes departamentos para evitar demoras, pon atención a los productos que vas a cobrar, para evitar errores y hacerle perder tiempo al cliente, sino hay persona que empaquete, o embolse los productos del cliente hazlo tú. Si el cliente quiere devolber un articulo, evita intermediarios y perdidas de tiempo, acude con la persona del departamento de devoluciones expresa el problema al cliente y apoya en lo que necesite.

Honestidad

Comentale de las promociones y descuentos, que ofrezca la tienda, si detectas que uno de tus productos, viene roto o tiene algún defecto, dile de inmediato y bocea de donde proviene dicho articulo, para sustituirlo.

Empatía

Ponte en el lugar del cliente. ¿Cómo te gustaría a tí el servicio?

Políticas y protocolos de servicio

Estudia bien los manuales de atención al cliente siguiendo las políticas y protocolos de servicio, para respetar los objetivos de la empresa

Exceder sus expectativas

En la mayoría de las tiendas de autoservicio las cajas cuentan con una gran cantidad de articulos que puedes ofrecer en el momento, de igual manera ofrece el pago de servicios como luz, telefóno, sistema de televisión por cable, retiro de efectivo entre otros. Una atención al cliente correcta hará que el cliente regrese y que recomiende a la tienda.

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Algo fundamental de la empresa, las politicas empresariales

Las políticas de la empresa son todas las acciones que se realizan, para cumplir los objetivos, la misión, y visión.

Brindan sentido y dirección a una compañía, estas acciones se deben realizar y conocer en todos los niveles organizacionales, desde el área de dirección, gerencia, hasta el área de operaciones. Todos los empleados deben conocerlas y aplicarlas.

La aplicación de las políticas se reflejan en:

- Los tipos de productos y servicios que ofrece.
- Atención al cliente
- Trato a los empleados
- Responsabilidad social
- Proveedores
- Aliansas
- Manejo de desechos
- Calidad
- Organización

El cumplimiento de estas políticas se lleva a cabo a trávez de la comprensión y el aprendizaje.

Conocer y entender las políticas es fundamental para poderlas aplicar, se recomienda leer los manuales de políticas de la empresa en caso de dudas.

Trata de ponerlas en práctica siempre, si es posible pon el ejemplo a otros, explica a tus compañeros que cumplan las políticas.

Respetar y llevar a cabo las políticas hará que se cumplan todos los objetivos, logrando un crecimiento tanto de la empresa como personal..

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Con ejemplo ¿Que es el control administrativo?

Stoner lo define:“El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”
Fayol, lo define: “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”

Conclusión

Trata el control de observar y reparar que todo se haga según lo planeado, con la menor cantidad de errores no previstos o indeseados para la organización.

Ejemplo

Tenemos una empresa de software que se dedica a la comercialización de aplicaciones moviles, hubo un problema con el equipo de programadores, que no han acabado la última aplicación y ya solo faltan cuatro días para culminar el proyecto según lo programado.

Para reparar los problemas el supervisor, informa al Director y este tendrá que tomar una desición ya que si los programadores se quedan sin tiempo, tocará pagarles más por días adicionales y tienen un presupuesto limitado para el proyecto.

Las decision del Director puede tener muchas soluciones, pero hay unas mejores de otras según la situación. Debido a que los préstamos solo ocasionarían deuda a la empresa.

El director opta por contratar otro programador para los últimos tres días, ya que ese cuarto día se buscara alguien que sea especialista con un lenguaje de programación que les ha dado muchos problemas.

Y espera a que su desición sea la acertada.

En caso de que todo vaya bien, el director mejorará su reputación, y la rentabilidad de la empresa será mejor.

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Con ejemplo, ¿Qué es la planeación administrativa?

Concepto

La planeación es aspecto fundamental, determina que se va a hacer siguiendo un curso de echos.

Es fundamental que el administrador se tome su tiempo, para observar, analizar y plantear, posibilidades para la mejora de la organización.

Ejemplo

Microempresa de venta de ropa

Ocurre que una colección de blusas parecidas, que se a pedido recientemente se ha vendido mucho en diferentes colores.

El gerente o administrador se encarga de saber que se va a hacer:

Si se va a pedir más o no.

Hará una observación:
Se ha vendido 100 unidades esta semana. y existe un interez muy grande por esta moda. 

Hará un analisis (El analisis puede ser más extenso):
Con respecto a la base de datos:
Se han vendido los siguientes productos de la colección
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De estos 80 unidades, y de los otras blusas solo 20.

Planteará que se va a hacer:
Haré un pedido de 50 blusas de esta colección, no más ya que se viene otoño, y esta moda es de verano.

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¿Qué es modelamiento de procesos?

Es la parte administrativa, que se encarga de diseñar metodologías de entendimiento, a los procesos que se van a elaborar dentro de la organización, estos pueden estar diseñados de forma tal, que los flujogramas utilicen solo cierta cantidad de simbolos, o que estos se entiendan en computadora o a mano, que los macroprocesos esten bien diseñados con muchos colores, o que sean solo a blanco y negro, todo esto forma parte de las decisiones que se tomen dentro de la organización, y todas estas pequeñas decisiones que cambian la forma en como entendemos el levantamiento de procesos se conoce como modelado de procesos.

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3 Herramientas fundamentales para la descripción de procesos

#1 - Tabla de actividades por área interviniente

También conocida como tabla de actividades por área intervenida o de intervención, es una tabla que permite organizar las actividades de la organización, de acuerdo al área en que se van a ejecutar.

Lo que se realice, se debe establecer con claridad y detalle, estás las puedes elaborar en excel.

A continuación un ejemplo:

Donde en las entradas, son los ingresos de la organización, que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

En el ejemplo puede ir solamente "insumo" en vez de "necesidad de un insumo".

Las áreas intervinientes, representa en que actividades se encuentra la entrada.

En el ejemplo se puede apreciar, que el insumo el cual podría ser tela, maíz, cacao, u otro, va a intervenir a la emisión de un pedido, y a la autorización de un pedido, el cuál se dará en el área correspondiente.

En el segundo ejemplo el área de compras, establece muchas actividades, luego sigue el área de almacenes y por último se encuentra el área de cuentas a pagar.

finalmente las salidas que definen los resultados obtenidos, de las entradas, y al igual que las entradas estas obtienen la forma de productos, servicios o información. Las mismas son el resultado del sistema.

#2 - Flujogramas

Los flujogramas o diagramas de flujo son una herramienta, que se usa usualmente, en la descripción de procesos, para la elaboración de estos, se puede hacer a mano o con ayuda de software, si usas software puedes usar: ArgoUML, GLIFFY , Draw.io u otro software, que te ayude a la creación de estos.

#3 - Dibujogramas

¿Qué son los dibujogramas? Permite identificar paso a paso, lo que se quiere llegar a hacer o elaborar.

Ejempĺo:

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¿Qué es una hoja de descripción de puestos?

Llamada también, como solamente hoja de descripción, permite registrar al personal que trabaja en la empresa, y sus respectivas tareas dentro de la misma.

La hoja de descripción de puestos, se debe elaborar antes de que la empresa contrate el personal, ya que esta pertenece a la empresa y sirve como guía para la administración de personal, mientras está empresa, tenga esa etapa de la organización elaborada, está no cambiará sus hojas de descripción de puestos.

Si se cambian las etapas de la organización, cambian las estrategias del personal requerido para la empresa, por lo tanto se deberá elaborar, otra hoja de descripción de procesos, con el personal, sus requisitos y tareas que estos deberán emplear.

A continuación un ejemplo de hoja de descripción de puestos de un departamento de producción:

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¿Que es una ficha de caracterización?

También llamada ficha de proceso, obtiene datos relevantes para la gestión del proceso, muestra de manera práctica, las etapas  y actividades relevantes. Este documento se usa, para administrar de manera ordenada la organización, tiene muchos campos de relleno, generalmente la hace el administrador o gerente y permite identificar los recursos que se utilizarán en el proceso.

Usar las fichas de caracterización o fichas de proceso, es una decisión voluntaria para la organización, para entender mejor sobre el uso de esta, es mejor ver un ejemplo, así que a continuación te muestro, como es la ficha de caracterización:

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¿Para que sirve un enfoque basado en procesos?

El enfoque basado en procesos sirve para, ordenar las actividades en una organización,  y aportar a la misma con un enfoque basado en la visión de esta.

Interviniendo en el acto, distintos trabajadores de distintos departamentos, con el único de fin de elaborar los objetivos planteados.

Diferencia entre división por funciones y enfoque basado en procesos

A diferencia de la division de trabajo por funciones, que mientras esta se basa en una comunicación formal donde la comunicación a los trabajadores se basa a veces solo por medio de la supervisión y el trabajo de los mismos muchas veces se basa en hacerlos solo dentro de los departamentos.

Ejemplo: si el departamento de marketing solo tiene 3 trabajadores, estos al concluir su trabajo lo enviaran al jefe de marketing para su posterior revisión en caso de que su trabajo este bien echo se procesederá a actuar de acuerdo a lo establecido y si no se volverá a hacer el trabajo de nuevo.

En cambio el  enfoque basado en procesos permite que el supervisor elabore, un proceso, mediante los cuales, los trabajadores deberán seguir las distintas actividades, y en algunos casos tras acabarlas volver a repetirlas.

Ejemplo: El supervisor elaboró un diagrama de flujo donde interviene 1 especialista en ventas, otro especialista de publicidad, 2  especialistas en marketing y el coordinador.

Mientras la división por funciones tiene muchas ventajas ya que agrupa a las personas por su especialización, y es muy utilizada en las pymes, el uso de un enfoque basado en procesos permitirá, cumplir objetivos, de forma eficaz, rápida, con una buena organización de las personas involucradas en el acto.

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¿Que es el levantamiento de procesos?

El levantamiento de procesos, es la parte donde se busca solucionar problemas de una organización mediante la elaboración de procesos, entre los cuales tenemos la elaboración del mapa de procesos y los flujo gramas.

El levantamiento de procesos permite la utilización de la gestión por procesos la cual va a permitir, determinar los resultados a los que se quiere llegar.

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¿Que es un proceso en el levantamiento de procesos o mapa de procesos?

No confundir con los procesos administrativos, de planeacion, organizacion, direccion y control.

La definición que te presento a continuación proviene de diferentes fuentes en la que se habla del mapa de procesos, y del entendimiento practico de lo que es un proceso.

¿Que es?

Un proceso, es un conjunto de actividades interrelaciones, que transforman su actividad o actividades iniciales en un resultado final que deje satisfechas las necesidades de la organización.

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Teorías X Y Z

Las teorías x y z, es un modelo de comportamiento que siguen los empleados en base a la forma de trato que dan los directivos y en base a sus propios intereses, estas teorías dan supuestos al comportamiento de los empleados, dándose en la empresa.

Las Teoría X Y de DOUGLAS McGREGOR

Douglas McGregor, Economista, figura ilustre de la escuela administrativa, dio gran auge en la mitad del siglo pasado, cuyas enseñanzas, muy pragmáticas por cierto, tienen aún hoy bastante aplicación a pesar de haber soportado el peso de cuatro décadas de teorías y modas gerenciales.

McGregor en su obra "El lado humano de las organizaciones" describió dos formas de pensamiento de los directivos a los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los directivos de la teoría x, consideran a sus subordinados como animales de trabajo que sólo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la teoría y, se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.

La teoría z de william ouchi

Teoría administrativa desarrollada por William Ouchi y Richard, esta nueva cultura Z está llena de características poco aplicadas en las empresas de occidente de la época y más bien recoge ciertas características comunes a las de las compañías japonesas.

Concepto de la Teoría X

El comportamiento de los subordinados, es pasivo, prefieren la seguridad financiera y no les gusta el trabajo, debido a la falta de motivación estos tienen que ser castigados, estrechamente dirigidos y controlados.

Concepto de la Teoría Y

Los subordinados asumen responsabilidades, son activos, se esfuerzan para conseguir los mejores resultados para la empresa, y les gusta el trabajo que ejercen, estos no necesitan ser dirigidos de forma amenazadora, intensa y autócrata.

Concepto de la Teoría Z

A los subordinados les gusta sentirse importantes, quieren ser informados de lo que sucede en la empresa, siendo estos más participativos, requiriéndose sus valores humanos, como la confianza, el trabajo en equipo, las relaciones personales estrechas, etc. Los subordinados quieren que se les tome en cuenta el trabajo que efectúan en forma bien hecha, reconociéndoles.

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Elementos de la dirección

• El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir.
• Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
• La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
• Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos.

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Concepto de Dirección

Es la tercer parte del proceso administrativo, la cual forma parte de la fase dinámica, es en la cual se ejecutan los planes por medio de la autoridad,  de acuerdo con la estructura organizacional, mediante los esfuerzos de la organización.

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Estructura o modelo de la organización líneal o Militar

Cada individuo subordinado, solo podrá recibir órdenes de su superior.

Se caracteriza porque las decisiones se centran en una sola persona, o sea cada empleado tiene el jefe superior que asigna y distribuye el trabajo a los subalternos o subordinados, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Este modelo trata de buscar la máxima eficiencia de la empresa, es muy sencillo y se basa en el diseño vertical en los organigramas.

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Se le conoce así porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea de mando.

Ventajas

a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad,cada subordinado responde ante un único jefe.

c) Es claro y sencillo.

d) Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en ausencia de superiores.

e) La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas

a) Es rígida e inflexible, puede dar lugar a un régimen dictatorial.

b) La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

c) No fomenta la especialización.

d) Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

e)Cuando la empresa crece y la cadena de órdenes también, se incrementa la burocracia.

Referencias bibliográficas

• Economía y Organización de Empresas. (s.f.).  La Organización de la  empresa. Tipos de estructura organizativa.http://www.ecobachillerato.com/eoearagon/tema5.pdf
• Anayeli. 31 de mayo del 2009. Organización. Organización lineal o militar. http://anayeli-organizacion.blogspot.com/2009/05/organizacion-lineal-o-militar.html

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