3 Herramientas fundamentales para la descripción de procesos

#1 - Tabla de actividades por área interviniente

También conocida como tabla de actividades por área intervenida o de intervención, es una tabla que permite organizar las actividades de la organización, de acuerdo al área en que se van a ejecutar.

Lo que se realice, se debe establecer con claridad y detalle, estás las puedes elaborar en excel.

A continuación un ejemplo:

Donde en las entradas, son los ingresos de la organización, que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

En el ejemplo puede ir solamente "insumo" en vez de "necesidad de un insumo".

Las áreas intervinientes, representa en que actividades se encuentra la entrada.

En el ejemplo se puede apreciar, que el insumo el cual podría ser tela, maíz, cacao, u otro, va a intervenir a la emisión de un pedido, y a la autorización de un pedido, el cuál se dará en el área correspondiente.

En el segundo ejemplo el área de compras, establece muchas actividades, luego sigue el área de almacenes y por último se encuentra el área de cuentas a pagar.

finalmente las salidas que definen los resultados obtenidos, de las entradas, y al igual que las entradas estas obtienen la forma de productos, servicios o información. Las mismas son el resultado del sistema.

#2 - Flujogramas

Los flujogramas o diagramas de flujo son una herramienta, que se usa usualmente, en la descripción de procesos, para la elaboración de estos, se puede hacer a mano o con ayuda de software, si usas software puedes usar: ArgoUML, GLIFFY , Draw.io u otro software, que te ayude a la creación de estos.

#3 - Dibujogramas

¿Qué son los dibujogramas? Permite identificar paso a paso, lo que se quiere llegar a hacer o elaborar.

Ejempĺo:

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¿Qué es una hoja de descripción de puestos?

Llamada también, como solamente hoja de descripción, permite registrar al personal que trabaja en la empresa, y sus respectivas tareas dentro de la misma.

La hoja de descripción de puestos, se debe elaborar antes de que la empresa contrate el personal, ya que esta pertenece a la empresa y sirve como guía para la administración de personal, mientras está empresa, tenga esa etapa de la organización elaborada, está no cambiará sus hojas de descripción de puestos.

Si se cambian las etapas de la organización, cambian las estrategias del personal requerido para la empresa, por lo tanto se deberá elaborar, otra hoja de descripción de procesos, con el personal, sus requisitos y tareas que estos deberán emplear.

A continuación un ejemplo de hoja de descripción de puestos de un departamento de producción:

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¿Que es una ficha de caracterización?

También llamada ficha de proceso, obtiene datos relevantes para la gestión del proceso, muestra de manera práctica, las etapas  y actividades relevantes. Este documento se usa, para administrar de manera ordenada la organización, tiene muchos campos de relleno, generalmente la hace el administrador o gerente y permite identificar los recursos que se utilizarán en el proceso.

Usar las fichas de caracterización o fichas de proceso, es una decisión voluntaria para la organización, para entender mejor sobre el uso de esta, es mejor ver un ejemplo, así que a continuación te muestro, como es la ficha de caracterización:

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¿Para que sirve un enfoque basado en procesos?

El enfoque basado en procesos sirve para, ordenar las actividades en una organización,  y aportar a la misma con un enfoque basado en la visión de esta.

Interviniendo en el acto, distintos trabajadores de distintos departamentos, con el único de fin de elaborar los objetivos planteados.

Diferencia entre división por funciones y enfoque basado en procesos

A diferencia de la division de trabajo por funciones, que mientras esta se basa en una comunicación formal donde la comunicación a los trabajadores se basa a veces solo por medio de la supervisión y el trabajo de los mismos muchas veces se basa en hacerlos solo dentro de los departamentos.

Ejemplo: si el departamento de marketing solo tiene 3 trabajadores, estos al concluir su trabajo lo enviaran al jefe de marketing para su posterior revisión en caso de que su trabajo este bien echo se procesederá a actuar de acuerdo a lo establecido y si no se volverá a hacer el trabajo de nuevo.

En cambio el  enfoque basado en procesos permite que el supervisor elabore, un proceso, mediante los cuales, los trabajadores deberán seguir las distintas actividades, y en algunos casos tras acabarlas volver a repetirlas.

Ejemplo: El supervisor elaboró un diagrama de flujo donde interviene 1 especialista en ventas, otro especialista de publicidad, 2  especialistas en marketing y el coordinador.

Mientras la división por funciones tiene muchas ventajas ya que agrupa a las personas por su especialización, y es muy utilizada en las pymes, el uso de un enfoque basado en procesos permitirá, cumplir objetivos, de forma eficaz, rápida, con una buena organización de las personas involucradas en el acto.

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¿Que es el levantamiento de procesos?

El levantamiento de procesos, es la parte donde se busca solucionar problemas de una organización mediante la elaboración de procesos, entre los cuales tenemos la elaboración del mapa de procesos y los flujo gramas.

El levantamiento de procesos permite la utilización de la gestión por procesos la cual va a permitir, determinar los resultados a los que se quiere llegar.

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¿Que es un proceso en el levantamiento de procesos o mapa de procesos?

No confundir con los procesos administrativos, de planeacion, organizacion, direccion y control.

La definición que te presento a continuación proviene de diferentes fuentes en la que se habla del mapa de procesos, y del entendimiento practico de lo que es un proceso.

¿Que es?

Un proceso, es un conjunto de actividades interrelaciones, que transforman su actividad o actividades iniciales en un resultado final que deje satisfechas las necesidades de la organización.

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Teorías X Y Z

Las teorías x y z, es un modelo de comportamiento que siguen los empleados en base a la forma de trato que dan los directivos y en base a sus propios intereses, estas teorías dan supuestos al comportamiento de los empleados, dándose en la empresa.

Las Teoría X Y de DOUGLAS McGREGOR

Douglas McGregor, Economista, figura ilustre de la escuela administrativa, dio gran auge en la mitad del siglo pasado, cuyas enseñanzas, muy pragmáticas por cierto, tienen aún hoy bastante aplicación a pesar de haber soportado el peso de cuatro décadas de teorías y modas gerenciales.

McGregor en su obra "El lado humano de las organizaciones" describió dos formas de pensamiento de los directivos a los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los directivos de la teoría x, consideran a sus subordinados como animales de trabajo que sólo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la teoría y, se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.

La teoría z de william ouchi

Teoría administrativa desarrollada por William Ouchi y Richard, esta nueva cultura Z está llena de características poco aplicadas en las empresas de occidente de la época y más bien recoge ciertas características comunes a las de las compañías japonesas.

Concepto de la Teoría X

El comportamiento de los subordinados, es pasivo, prefieren la seguridad financiera y no les gusta el trabajo, debido a la falta de motivación estos tienen que ser castigados, estrechamente dirigidos y controlados.

Concepto de la Teoría Y

Los subordinados asumen responsabilidades, son activos, se esfuerzan para conseguir los mejores resultados para la empresa, y les gusta el trabajo que ejercen, estos no necesitan ser dirigidos de forma amenazadora, intensa y autócrata.

Concepto de la Teoría Z

A los subordinados les gusta sentirse importantes, quieren ser informados de lo que sucede en la empresa, siendo estos más participativos, requiriéndose sus valores humanos, como la confianza, el trabajo en equipo, las relaciones personales estrechas, etc. Los subordinados quieren que se les tome en cuenta el trabajo que efectúan en forma bien hecha, reconociéndoles.

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